English Spanish

I N D I C E

1. Word Report *

1.1. Introducción *

1.2. Tipos de Reportes *

1.2.1. El Tipo de Reporte *

1.2.2. El Reporte Tipo Forma *

1.2.3. El Reporte Columnar *

1.2.4. El Reporte Maestro - Detalle *

1.3. Ejemplos de un Reporte en Blanco *
1.3.1. Edición del Reporte Existente *

1.3.2. Creación de Un Nuevo Reporte *

1.3.3. Ejemplo del Reporte Tipo 1 Forma *

1.3.4. Ejemplo del Reporte Tipo 2 Columnar *

1.3.5. Ejemplo de Reporte Tipo 3 Maestro-Detalle *

1.3.6. Ejemplo de Un Reporte en Blanco *

1.4. Modos de Trabajo *
1.4.1. El Modo de Linea de Comandos *

1.4.2. El Modo Interactivo *

1.5. Derechos de Autor *

1.6. Registro *

1.7. Comentarios de Reportes en Blanco *
 

1. Word Report

1.1. Introducción

Word Report Builder es una herramienta conveniente y fácil para la creación y personalización de reportes, la cual toma ventaja de las capacidades de formato y presentacion de Microsoft Word. El programa permite la construccion rapida de reportes como formas, columnares y maestro - detalle. Para ligar su base de datos, el programa cuenta con cajas de diálogo, las cuales usted puede utilizar, o si lo prefiere, puede utilizar SQL.

El programa puede ser utilizado en sus propios proyectos, sin embargo, la versión no registrada de Word Report Builder, contiene un limite en el número de registros. Para uso comercial, le recomendamos que adquiera la versión completamente fucional, la cual esta disponible por un costo de $28.00 USD.

Con el fin de que funcione correctamente, es necesario que usted tenga instalado el Motor de Base de Datos de Borland (BDE) de Inprise (antes Borland) versiones 4.0 - 4.5 y Microsoft Word 7.0 u 8.0.

Si usted no cuenta con la versión adecuada de BDE, le recomendamos la descarde desde nuestra página Web.

Principios Generales de operación.

Existen dos formas disponibles para escoger la fuente de datos de sus reportes:

1) Su propia aplicacion puede generar los datos para el reporte. En este caso el Word Report Builder construirá el reporte basado en los datos contenidos en una tabla temporal.

2) Word Report Buider puede hacer uso de SQL a traves de un editor de consultas, el cual es parte del programa. Esto permite la formacion de reportes predefinidos los cuales son construidos en intervalos regulares; por ejemplo: cuentas por cobrar, etc..

He aqui algunas de las características de Word Report Builder:

  • Un interfase GUI de diseño, la cual permite al usuario diseñar los reportes visualmente dentro de MS Word.
  • Vista Preliminar dentro del mismo Word.
  • Los reportes pueden ser salvados y de ahi visualizarlos e imprimirlos como documentos de Word - No existe la necesidad de enviar ejecutables adicionales a terceros que vayan a ver sus reportes.
  • Word Report Builder permite la creacion de reportes estilo Maestro-Detalle -- Cliente/Ordenes, etc...
  • Contar con un interfase GUI significa que la curva de aprendizaje es minima y que los usuarios pueden estar operacionales con el minimo retraso.
  • Word Report Builder tiene la habilidad para producir etiquetas de correo y reportes multicolumnas usuando las capacidades de Word.
  • La potencia de SQL puede ser utilizada con la maxima eficiencia en la creacion de sus reportes.
  • Los reportes pueden ser creados e impresos rapidamente.
  • El tamaño de pagina puede ser escalado de manera que puedan imprimir varias paginas del reporte en cada hoja de papel. El uso de multiples fuentes, tamaños, estilos y colores es soportado tal como en Word, de tal forma que se le otorga al usuario todo el poderío de Word usando Word Report Builder.
  • Los reportes pueden ser impresos en forma Vertical u Horizontal.
  • No se requiere conocimientos técnicos previos para utilizar y personalizar sus propios reportes.
  • Es posible llamar al Word Report Builder desde otros programas (tambien se distribuye una aplicación de demostración).
  • La combinacion de las cualidades antes mencionadas hacen al Word Report Builder una herramienta que debe ser considerada en cualquier organización que requiere distribuir eficaz y eficientemente su información entre sus miembros, clientes, proveedores, etc...

    1.2. Tipos de Reportes

    1.2.1. El Tipo de Reporte

    Word Report Builder permite crear reportes de los siguientes tipos: 1.Reporte Tipo Forma ( por ejemplo: Oficio, Memorandúm).

    2.Reporte Columnar ( usando un set de Tablas).

    3.Reporte Maestro Detalle (Por ejemplo una factura, Cliente- Pedidos).

    1.2.2. El Reporte Tipo Forma Primero, se debe fijar el nombre de la tabla. Para hacer ésto, de dos clicks en la columna DataBase Name y seleccione el nombre (alias) de la base de datos necesaria y la tabla de donde obtendrá los datos.

    Tambien es posbile que en lugar de especificar un Alias usted de una ruta al archivo deseado.

    Si escoje Select tables by Path introduzca la ruta del directorio que contiene la tabla de la cual desa reportear.

    Si Desea introducir la ruta de dos clicks sobre la celda Path y al aparacerle la caja de dialogo seleccione la ruta donde se ecuentren las tablas.

    Posterior a eso es necesario delimitar el numero de registros que desea que esten disponibles para el usuario.

    El limite izquierdo debe ser mayor o igual a uno y el derecho mayor o igual a cero. El Cero significa que no hay limites. Por ejemplo para la creacion de un reporte con todos los registros disponibles, colocará 1 en el limite izquierod y 0 en el limite derecho.
     
     

    Ahora deberá especificar los nombres de los archivos del documento plantilla y el del reporte terminado. Es posible especificar nombre directamente en los campos dispuestos para ello (Ms Word File Names...) o presionar el boton con elipsis y seleccionar uno de la caja de dialogo.

    Para la creación del reporte es necesario que ambos archivos existan, Por ende antes de especificar el nombre de la forma, seleccione del menu o presione el boton Blank Builder.

    Despues de que Word ha iniciado, y el archivo especifico ha sido abierto le aparaecerá una ventana con una caja de seleccion con los nombres de los campos que ha decidido hacer disponibles para el reporte, coloquese en donde desee insertar el campo y pulse el boton Insert Field.

    Para terminar con el llenado del reporte, guarde los cambios y pulse el boton Complete, si desea puede cerrar Word, aunque no es necesario.

    Ahora es necesario decidir el comportamiento de Word durante la creacion del reporte, ya sea mostrar word durante el proceso de generacion del reporte o solo mostrar el reporte terminado.
     
     

    Por omision ambas cajas de seleccion estan escogidas (Show... The prepared report, MS Word during the process of report creation).

    Es necesario decidir ahora, el alineamiento que tendrán los campos insertados.

    Si el largo de la máscar del campo es mas que el el largo del campo insertado, éste sera completado a la izquierda, derecha o a ambos lados, segun seleccione, con espacios en blanco, si el campo es exacto, sera insertado completo.

    Cuando inserte los campos puede usar la fuente especificada en la plantilla (seleccione as in the form) o puede escoger la fuente (select); si decide escoger la fuente aparecerá un boton del cual usted podrá seleccionar la fuente que desee.

    Consejo: Para la aceleración de la creación de reportes muy grandes(tablas de cientos o miles de registros), es recomendable especificar la fuente en la forma y no seleccionar desde aqui la fuente.

    Los valores lógicos son enviados como se muestra a contiuación:

    True - (Windings 111);

    False - (Windings 254).

    Por ultimo especifique si desea que el reporte generado sea un solo documento (seleccionado por omisión) o un documento por registro. Si selecciona un documento por registro será generado un documento con el nombre seleccionado mas el numero de registro al que se refiera. Es importante mencionar que no existe un control sobre la longitud del nombre resultante en esta modalidad.

    Ahora la definicion de los parametros del reporte están completos. No olvide guardar los valores pulsando el boton Save.

    1.2.3. El Reporte Columnar
    El reporte columnar permite llenar varias tablas al mismo tiempo sin importar su ubicacion en el documento.

    El valor y la especificacion de la mayoria de los parámetros es descrito en la seccion el Reporte Tipo Forma.

    Los parametros adicionales caracteristicos del reporte columnar son descritos a continuación.

    El parámetro Number of Tables, especifica el numero de tablas a ser llenadas en el reporte.

    Es necesario especificar los datos con los que será llenada cada tabla.

    Debe poner aterncion al parametro Table, éste es el numero ordinal de la tabla a ser introducida en el documento.

    Tambien puede decidir si la tabla intercambia lugares los renglones con las columnas ( en la columna inverted, seleccione yes).

    Este tipo de reporte no tiene un parametro a cerca del numero de documentos de salida, ya que siempre es uno.

    La fuente, en caso de seleccionar una, es la utilizada para todas las tablas.

    Si al momento de llenar la tabla, resulta que ésta no contiene deatos, la tabla es eliminada del documento y la frase No Data contained es introducida a él.

    Para la edicion de una forma, seleccione el boton Blank Builder; despues de que Word ha iniciado, se abre el archivo especificado (en caso de no existir, éste es creado).

    Coloque el cursor donde desee que aparezca la tabla seleccionada en la caja de seleccion, pulse el boton Insert Table.

    Esté conciente que al insertar la tabla, ésta es puesta de un modo simplificado, para su posterior llenado.
     
     

    La plantilla incluye todos lo campos de la tabla (puestos en el rango) y no cuentan con encabezado. Si desea que aparzcan los renglones en columnas, asegurese de que seleccione Inverted en el renglon de seleccion de la tabla.

    ¡Precaucion! Word no poermite que su tabla tenga mas de 32 columnas, Por ende, si Usted ha tomado ventaja del boton insert table y la tabla resulta tener mas de 32 columnas la tabla será automaticamente invertida.

    Recomendación: Si esta invirtiendo la tabla, limite el numero de registros a cantidades razonables(recuerde que no puede tener mas de 32 columnas la tabla) .

    Es necesario especificar los encabezados de la tabla o exluir algunos campos utilizando las herramientas de Word idependientemente.

    Con el fin de hacer mas conveniente la forma de determinar que numero corresponde a que campo, utilize el programa SHOWFLDS.

    Para terminar el llenado del reporte pulse el boton Complete. No olvide guardar los cambios que ha hecho al reporte. Puede cerrar MS Word aunque no es necesario.

    1.2.4. El Reporte Maestro - Detalle

    Este tipo de reporte necesita la definición de dos tablas: la de los valores de los registros de la tabla principal que son los usados en los campos de la forma principal y las líneas de la tabla de detalle (maestro- detalle) que forman los registros de la tabla de detalles de la tabla detalle..

    Los valores y la mayoría de los parámetros se describen en la sección El Reporte Tipo Forma

    Los parámetros adicionales y las características de los reportes descritos, se indican mas adelante.

    Por limitación de la cantidad de registros en la tabla en rango de detalle entre el valor especifico de los campos de la tabla principal y los valores de dichos campos en la tabla del detalle se seleccionan:

    Si es posible seleccionar uno de los siguientes valores =, <, <=, >, >=, <> para el rango. El tipo de campo para hacer la liga debe ser compatible (ambos numéricos y de cadena). Los nombres de los campos pueden no coincidir. Los valores de cadena se comparan lexicográficamente. Es necesario estar pendiente que al inicio el filtro del rango especifico se superpone a los registros en la tabla detalle y entonces la limitación de el numero de registros especificados por los parámetros "Use records from ... to ..." afecta a la tabla detalle. Si después de la imposición de todas los filtro la cantidad de registros vacíos es excesiva, la tabla será borrada y reemplazada por el mensaje "No Data contained".

    Es posible indicar también la tabla detalle que este invertida o no. En las tablas invertidas las hileras y las columnas cambian lugares.

    Ponga atención a la tabla detalle que debe ser la primera tabla en el reporte de tipo forma.

    Es posible seleccionar fuentes diferentes para llenar los datos de la forma principal y para llenar los datos del detalle para este tipo de reporte.

    Para editar la forma del reporte presione le botón "Blank Builder".

    Después de iniciar el Word y se abre el archivo especifico en el o se crea un archivo vacío con el nombre indicado si no existe el reporte tipo forma.

    Para conveniencia para inserta los campos en el documento aparece la ventana "Insert" . coloque el cursor en el lugar necesario en la forma del documento, seleccione los campos necesarios de la tabla que aparecen en la lista y presione el botón "Insert Field" . es necesario para insertar la plantilla de la tabla detalle presionar el botón adecuado.

    Este pendiente que en la inserción de la tabla con la ayuda de este botón la plantilla de la tabla se forma como sigue:

    La plantilla incluye todos los campos de la tabla y no se forma un encabezado. A manera de invertir la tabla deberá de ser seleccionada la opción adecuada ("Invert") para esta tabla dada.

    rlo que el encabezado de la tabla o no incluiatencion el word no permite mas de 32 columnas. de ahí, que si usted ha elejido la opcion "Insert Table" y la tabla contiene mas de 32 columnas esta sera automaticamente invertida.

    Consejo: si usted desea invertir una tabla limite el numero de registros a los limite srazaonables (recuerde: que solo se pueden crear tabñlas con 32 columnas)

    Si es necesario especificar el encabezado de la tabla o no incluirlo completo pero solo algunos de los campos de la tabla y es recomendable usar las herramientas de Word independientemente para crear las plantillas

    A manera de hacer mas conveniente la determinación de que numero corresponde a los registros de la tabla podrá usarse el programa SHOWFLDS

    Para terminar el llenado de la forma tipo reporte pulse el botón "Complete" . no olvide salvar los cambios realizados en su forma, puede cerrar el Word después de hacerlo, pero no es necesario.

    Operación después de la definición de parámetros

    Habiendo especificado los parámetros es necesario salvar los cambios presionando el botón "Save parameters" . si usted cree necesario cambiar los parámetros para realizar pruebas, es posible generar el reporte sin haber salvado los parámetros.

    Ppara la creacion de un reporte para la creacion de un reporte basico en la especificaion de parametros presione el botón “Generate report”

    Para cerrar la forma de entrada/edicion de los parametros del reporte presione el botón “salir” ,

    despues esta accion aparecera la pantalla principal del programa.

    Para terminar la generacion del reporte seleccione “Exit” en el menu “Exit” o presione la “equis” (botón de cerrado) en la esquina derecha de la ventana del generador de reporte.

    1.3. Ejemplos de un Reporte en Blanco

    1.3.1. Edición del Reporte Existente

    Inicie el Programa.

    En el Menú File seleccione Open y seleccione el archivo (*.REP) que requiera modificar (Por Ejemplo Nombre.REP)

    Despues de ésto abrirá la forma de edicion de parámetros. Cada tipo de reporte tiene su propia forma (busque la descricpión de las formas en la sección Tipo de Reporte, de acuerdo al reporte que desee).

    Despues de cambiar los valores de los parametros es posble guardar los cambios presionando el boton Save (tambien es posible generar el reporte en bse a los nuevos parametros sin haber guardado los cambios).

    Para editar la forma en blanco del reporte presione el boton Blank Builder.

    Para la creación del reporte en base a los parametros especificados, pulse el boton Generate Report.

    Para cerrar la forma de edición de parametros, pulse el boton Close. Despues de ésto regresará a la ventana principal.

    Para la transición de los parametros a definir unos nuevos seleccione del menú Report, Clear Parameters.

    Para salir del Word Report Builder seleccione en el Menú File, Exit o pulse el boton de la esquina superior derecha.

    1.3.2. Creación de Un Nuevo Reporte

    Inicie el programa y desde el menú File, seleccione New.

    Seleccione el Tipo de Reporte que desee crear.

    1.3.3. Ejemplo del Reporte Tipo 1 Forma
     
     

    Proveedor: ######2 ( ¹ ######1).

    Domicilio: ###########3.

    Ciudad: ########5.

    Estado: ####6.

    1.3.4. Ejemplo del Reporte Tipo 2 Columnar

    1.3.5. Ejemplo de Reporte Tipo 3 Maestro-Detalle

    Proveedor: #2 (¹ #1).

    Domicilio: #3.

    Ciudad: #5.

    Estado: #6

    Detalle

    1.3.6. Ejemplo de Un Reporte en Blanco

    El Tipo de Reporte

    Ejemplo del Reporte Tipo 1 Forma

    Ejemplo del Reporte Tipo 2 Columnar

    Ejemplo de Reporte Tipo 3 Maestro-Detalle

    Comentarios

    1.4. Modos de Trabajo

    1.4.1. El Modo de Linea de Comandos

    Para la creacion del Reporte en modo de linea de comandos, escriba la siguiente cadena:

    WORDREP.EXE NAME.REP

    El reporte será generado de acuerdo a los parametros indicados en el NAME.REP

    Si el archivo de salida ya existe, un nuevo reporte será generado al final del previo.

    Despues de terminar el reporte, aparecerá un mensaje de aviso.

    1.4.2. El Modo Interactivo

    Para operación del programa en modo interactivo inicie Word Report Builder
     
     

    En el Menú File seleccione Open y seleccione el archivo (*.REP) que requiera (Por Ejemplo Nombre.REP)

    Despues de cargar los parametros, seleccione Generate Report en el Menu Report; o pulse el boton Generate.

    El Reporte será generado de acuerdo a los parametros indicado en el Archivo *.REP. Si el archivo de salida ya existe, aparecerá una caja de dialogo permitiendole seleccionar la operacion siguiente, ya sea Añadir el nuevo reporte al final del ya existente (Add), Copiar el reporte Existente (Copy) o cancelar la creación del reporte (Cancel).

    Despues de generar el reporte aparecera un mensaje de aviso.

    Despues de eso es posible caragar otros parametros y generar un nuevo reporte terminar con el programa.

    Para cerrar la forma de edición de parametros, pulse el boton Close. Despues de ésto regresará a la ventana principal.

    Para la transición de los parametros a definir unos nuevos seleccione del menú Report, Clear Parameters.

    Para salir del Word Report Builder seleccione en el Menú File, Exit o pulse el boton de la esquina superior derecha.

    1.5. Derechos de Autor

    Word Report Builder tiene todos los derechos reservados por Vista (Federación Rusa), 1997 - 1998.

    Para la operación es necesario tener MS Word 7.0-8.0 y Windows 95 o Superior de Microsoft instalado en su computadora.

    ¿Como Registrarse?

    Tel. (7-095) 928-37-14

    E.mail: vista@aha.ru

    WWW: http://www.vista.ru

    1.6. Registro

    Word Report Builder es un Producto Shareware.

    (limitado en tiempo y numero de registros).

    El Costo de registro es de $28 USD.

    Tel. (7-095) 928-37-14

    E.mail: vista@aha.ru

    WWW: http://www.vista.ru

    1.7. Comentarios de Reportes en Blanco

    Las mascaras de los campos son designadas como #N, donde N es el numero de campo en la tabla.

    El Numero de # debe ser mayor o igual a 1. Si la cantidad de # es mayor al numero de lugares que ocupa el dato contenido en el campo será llenado a la izquierda, derecha o a ambos lados, con espacios en blanco (dependiendo del parametro Alineamiento de los campos insertados).

    La fuente de los datos insertados cuando se llena el reporte puede ser definido directamente desde el documento o desde el programa. Para selecionar la fuente a utilizar, esta definido en el parametro Fuente de los campos insertados.

    Los valores lуgicos son enviados como se muestra a contiuaciуn:

    True - (Windings 111);

    False - (Windings 254).

    Es posible utilizar campos de la forma en la plantilla del documento, Por ejemplo:

    #12 {REF Field1 \* CardText \* MERGEFORMAT}

    De ahi, al llenar el documento será escrito:

    10 Ten

    Es importante:

    1.- Debe de haber el minimo espacio a la izquierda del primer caracter # (contra fondo gris) en el campo del documento.

    2.- Debe de Asignar Ruso al campo REF (de cualquier otra orma usara numeros arabigos)

    3.- El programa actualiza el Campo REF por si mismo.

    4.- Cuando imprime el documento el parametro "Actualizar parametros antes de imprimir" (De Word), debe ser deshabilitado, ya que se si los actualiza Word limpiará el reporte.

    Reportes de Tablas (Columnar y Maestro Detalle)

    Cuando define la máscara de una tabla en un renglon o (para la tabla invertida) una columna, ésta debe ser llenada obligatoriamente. La mascaras usadas para los campos son dados en las forma de @N, donde N es el numero del campo en la tabla, de izquierda a derecha iniciando en 1.

    Con el fin de determinar de una manera mas conveniente, que numero corresponde a que campo de la tabla utilize el programa SHOWFLDS, distribuido a la par de WORDREP.

    El Numero de @ debe ser mayor o igual a 1. Si la cantidad de @ es mayor al numero de lugares que ocupa el dato contenido en el campo será llenado a la izquierda, derecha o a ambos lados, con espacios en blanco (dependiendo del parametro Alineamiento de los campos insertados).

    Para las tablas Usted puede especificar la fuente, ya sea a traves del programa o desde el documento.Para selecionar la fuente a utilizar, esta definido en el parametro Fuente de los campos insertados.

    El orden de los campos en la plantilla pueden ser aleatorios, algunos campos pueden incluso no estar sin que afecte la generación del reporte.

    Si no existe el campo @N o datos, o el numero de espacios excede a la mascara definida, al llenar la tabla éstos son ignorados, quedando las celdas en blanco.

    Pueden existir mas de un renglon (o una columna para la invertida) en la plantilla de la tabla.

    Si los renglones (o columnas) preparados no son suficientes, nuevos seran añadidos, sin embargo, si reulsta haber menos campos que los preparados en la plantilla, éstos no serán eliminados automaticamente.

    La limitacion de los registros para cada tabla puede ser dado individualmente, recordando que el izquierdo debe ser >=1 y el derecho >=0, recordando que 0 significa sin limites.

    Cuando llena el reporte (en un Mestro-Detalle), la primer tabla de la forma es buscada para su llenado.

    Cuando define un set de tablas (en el Tipo Columnar) es necesario indicar el numero de tabla adecuado en el llenado del documento.

    Es necesario indicar la base de datos, ya sea a traves de un alias o especificando la ruta adecuada, si ninguno de éstos es especificado, la tabla será buscada en el directorio actual.

    Todos los parametros del reporte pueden ser archivados con la extensión *.REP. Estos Parametros pueden ser cargados para la creacion del reporte.

    El archivo de los paramentros del reporte es un archivo de texto (ASCII), sin embargo no es recomendable corregirlo manualmente.

    Despues del primer recorrido por el archivo de plantilla del reporte, un archivo con nombre de la plantilla y la extension RPS es formado, conteniendo la informacion del resultado del recorrido. El archivo es guardado en el direcotorio donde se encuentra la plantilla del documento, Si no existe un cambio en la plantilla despues de la creacion del archivo RPS (es verificado en el cambio/creación), al crear nuevamente el reporte ya no se haceun recorrido. toda la informacion necesaria viene del archivo RPS. Se recomienda que los nombre coincidan y que no exista confusion entre el archivo RPS y el REP.

    Es recomendable crear el documento en blanco (con la ayuda de Word) antes de iniciar el reporte. Sin embargo tambien es posible hacerlo o editarlo desde el Word Report Builder usando el Blank Builder, el cual permite insertar los campos y/o las tablas segun sea el acaso de acuerdo al Tipo de Reporte que este diseñando.

    Puede generar un reporte de acuerdo a los parametros actuales, si selecciona Generate el reporte será generado de acuerdo a los parametros indicado en el Archivo *.REP.

    Download Word Report Builder for MS Word 7.0- 8.0